Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: Juni 2026
1. Verantwortlicher
Hartmann IT Solutions GmbH
Dr.-Stöckl-Straße 3b
93049 Regensburg, Deutschland
E-Mail: datenschutz@hartmann-it.de
2. Überblick der Verarbeitung
TallyMARC ist ein SaaS-Dienst zur Verarbeitung von DMARC-Aggregatberichten (RUA). Kunden delegieren per DNS-Eintrag ihre DMARC-Berichte an unsere Empfangsinfrastruktur. Wir empfangen, analysieren und visualisieren diese Berichte für den Kunden.
DMARC-Aggregatberichte enthalten u. a. Quell-IP-Adressen von E-Mail-Sendeservern. Quell-IP-Adressen können im Einzelfall personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO darstellen.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
| Verarbeitungsvorgang | Rechtsgrundlage | Erläuterung |
|---|---|---|
| Empfang und Speicherung von DMARC-RUA-Berichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragserfüllung — Kernleistung des Dienstes |
| Auflösung von Quell-IPs zu ASN/Netzbetreiber | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragserfüllung — Anreicherung der Berichtsdaten |
| Anzeige von Quell-IPs im Dashboard | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragserfüllung — Bereitstellung der Analysefunktion |
| Aggregierte Statistiken und Trend-Analysen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Berechtigtes Interesse — Verbesserung der Dienste |
| Nutzungsdaten (Server-Logfiles) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Berechtigtes Interesse — Betriebssicherheit |
| Kontodaten (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertragserfüllung — Kontoführung |
| Rechnungs- und Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | Rechtliche Verpflichtung — §§ 238 ff. HGB, AO |
4. DMARC-Berichtsdaten und IP-Adressen
4.1 Welche Daten werden verarbeitet?
DMARC-Aggregatberichte (RFC 7489) enthalten:
- Quell-IP-Adressen von Servern, die E-Mails im Namen der Kundendomain gesendet haben
- Anzahl der versendeten Nachrichten pro IP-Adresse
- Ergebnisse der SPF- und DKIM-Prüfung
- Ergebnisse der DMARC-Prüfung (Ausrichtung)
- Zeitraum des Berichts (typisch: 24 Stunden)
- Identität des berichtenden E-Mail-Empfängers (z. B. Google, Microsoft)
DMARC-Berichte enthalten keine Inhalte von E-Mails, keine Empfängeradressen und keine Absenderadressen.
4.2 Was machen wir mit den IP-Adressen?
- Speichern: Ja — für die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist (s. Abschnitt 6)
- Anzeigen: Ja — im Dashboard des Kunden
- ASN/PTR-Auflösung: Ja — wir führen DNS-PTR-Lookups und WHOIS-Anfragen durch, um IP-Adressen Netzbetreibern zuzuordnen
- Aggregieren: Ja — für Trend-Statistiken werden Häufigkeiten aggregiert
- Weitergabe an Dritte: Nein — außer an Subprozessoren (s. Abschnitt 9)
- Profiling oder automatisierte Entscheidungen: Nein
5. Website-Besucher
5.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Verbindungsdaten erfasst: IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, Statuscode und User-Agent.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Aufbewahrung: 30 Tage, danach automatische Löschung
5.2 Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies ein. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies verwendet.
5.3 Drittanbieter
Es werden keine externen Tracking-Bibliotheken, CDNs oder Analysedienste eingebunden. Die Webseite wird vollständig von unserer Infrastruktur ausgeliefert.
6. Aufbewahrungsfristen
| Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| DMARC-Berichtsdaten | Für die mit dem Beta-Zugang festgelegte Aufbewahrungsfrist, höchstens 3 Jahre |
| Server-Logfiles | 30 Tage |
| Kontodaten | Vertragsende + 3 Jahre |
| Rechnungs- und Zahlungsdaten | 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben nach DSGVO folgende Rechte:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — JSON-Export der DMARC-Daten auf Anfrage
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
Zur Ausübung Ihrer Rechte: datenschutz@hartmann-it.de
Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen.
8. Datensicherheit
- Verschlüsselung in Transit: TLS 1.2/1.3 für alle HTTP- und SMTP-Verbindungen
- Verschlüsselung at Rest: Vollverschlüsselung der Datenbankvolumes
- Zugangskontrolle: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffsteuerung
- Backups: Tägliche verschlüsselte Backups, Aufbewahrung 30 Tage
9. Auftragsverarbeitung und Subprozessoren
TallyMARC verarbeitet die DMARC-Daten unserer Kunden als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Mit jedem Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.
| Subprozessor | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting (Server, Speicher, Netzwerk) | Deutschland (EU) |
10. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland (Hetzner) verarbeitet und gespeichert.
11. Kontakt Datenschutz
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
Hartmann IT Solutions GmbH
E-Mail: datenschutz@hartmann-it.de